Ha ezeket a változásokat ad hoc módon követik a megoldásokkal, akkor előbb-utóbb a szerkezet, vagyis az irodai környezet nem tudja minden tekintetben kielégíteni a benne dolgozók sem funkcionális: nincs elég tároló hely az iratoknak, nem fér el elég szék a tárgyalóasztal körül, nem tudják hova akasztani a kabátokat… stb., sem esztétikai igényeit: az üres falak nem hatnak pozitívan, a sokféle esetleges bútorszín sem az összhangot sugallja, a vezetői szoba a cég arculatát mutatja a külső partnerek felé, nem mindegy milyet…stb.

A napi feladatok között gyakran merülnek fel ezekkel a változásokkal kapcsolatos problémák. A megoldáskeresés sokszor az asszisztens vagy beruházással, beszerzéssel, üzemeltetéssel foglalkozó kollégákra hárul, akiknek tényleges munkaköri feladatai nem feltétlenül ilyen irányúak. Ezen a területen tölti be a hiányzó láncszem szerepét az irodamenedzser:

• aki átlátja a helyiségek és bútorok adottságait
• ha szükséges felméri és rendszerezi a meglévő bútorok tulajdonságait
• aki a helyszínen egyezteti az igényeket az érintettekkel
• praktikus javaslatokat tesz a berendezés vagy a bútor kiegészítésére, változtatására
• esztétikailag, ergonómiailag szükséges módosításokat javasol az irodai kiegészítők (dekoráció, árnyékoló, világítás… stb.) tekintetében
• változatokat készít javaslatai bemutatására igény szerinti formátumban (alaprajz, falnézet, látványterv)
• anyag- és színmintákat szerez be és prezentál a helyszínen
• gyártási, beszerzési lehetőségeket tár fel, ajánlatokat kér, egyeztet…
• személyesen és/vagy közreműködő fél bevonásával részt vesz a lebonyolításban (kivitelező, költöztető, bútorszerelő… stb. koordinálása)

Ott van, ahol szükség van rá, úgy dolgozik és szervezi a feladatok megoldását, hogy a legkisebb mértékben akadályozza a helyszínen a munkatársak, vezetők tényleges munkáját, a személyes kapcsolattartás miatt pedig garantált a visszajelzés lehetősége.

Mint lakberendező – mint irodamenedzser - több éve dolgozom olyan cégeknél, akik egyrészt az irodaházuk építtetése során vontak be a berendezés kialakításába, másrészt az osztatlanul bérelt irodai területen az én terveim alapján készült a helyiségek kialakítása és berendezése. A tervek, a berendezés és a kiegészítők minden részletének ismeretére és kapcsolatunk megbízhatóságára támaszkodva rendszeresen hívnak az időről időre szükségessé váló kisebb vagy nagyobb átépítés, átrendezés, átszervezés lebonyolítására.

Az irodamenedzser szolgáltatás akkor teljesedett ki igazán, amikor már működő – számomra előzményekkel nem rendelkező - irodaházakban végzett felújítással, berendezés felméréssel vagy éppen aktuális változást övező feladatokban történt bekapcsolódással olyan átfogó helyismeretre, kapcsolatokra és adatbázisra tehettem szert, amely az előzőekhez hasonló rendszeres együttműködési lehetőséget nyitott.